تبلیغات

از درج هرگونه تبلیغات و مطالب هرز معذوریم

چگونه با انتخاب بهترین نرم افزار امور ساخت و ساز را بهتر مدیریت کنیم

انتخاب بهترین نرم افزار

شما می توانید با پاسخ دادن به چند سوال ساده، نرم افزاری متناسب با نیازهایتان پیدا کنید. برای در نظر گرفتن همه جوانب و انتخاب بهترین نرم افزار ، وقت بگذارید. یک نرم افزار خوب مزایای طولانی مدتی به دنبال خواهد داشت و موجب رشود شرکت شما خواهد شود.

تعریف مشکل

شما به دنبال نرم افزار جدیدی نخواهید بود، مگر اینکه به آن نیاز داشته باشید. ممکن است بخواهید مشکلی را حل کنید، اطلاعاتی که نیاز دارید یا فرآیندی را که مایلید به صورت خودکار انجام شود، مدیریت کنید. به منظور انتخاب بهترین نرم افزار ، باید با مشخص کردن مشکلات فعلی شروع کنید.

هر کجا که مشکلی وجود دارد، سعی کنید آن را با جزئیات بیشتر تعریف کنید. دلایلی را که پشت این مشکل وجود دارد بررسی کرده و در مورد راه حل های موجود بیندیشید.

اگر شما اطلاعات مشتری را روی صفحات اکسل مدیریت می کنید، یک ابزار مدیریت ارتباط با مشتری جامع برای شما مناسب می باشود.

ترسیم جریان کار فعلی

هر فرآیند جستجوی نرم افزاری با درک کاملی از اینکه چه ابزارها و مشخصه هایی در ابتدا مورد نیاز استند، شروع می شود. متأسفانه، اغلب کسب و کارها قبل از خربید و اجرای نرم افزار جدید، در مورد آن فکر نمی کنند که این موضوع منجر به ناامیدی و ناسازگاری های بعدی خواهد شود.

در مورد کارهای روزانه فکر کنید و لیستی از همه فعالیت ها و اطلاعات موردنیاز تهیه کنید.

  • فعالیت های روزانه تان چه مواردی استند؟
  • چه نوعی از فعالیت ها را پیگیری می کنید؟
  • چگونه این فعالیت ها را پیگیری می کنید؟
  • چه نوعی از اطلاعات را جمع آوری و نگهداری می کنید؟
  • چگونه اطلاعات را مدیریت می کنید؟
  • چه کسی به این اطلاعات دسترسی دارد؟
  • با چه موانعی در انجام کارهای روزانه مواجه می شوید؟
  • چگونه می توانید کارتان را ساده تر بسازید؟

این سوالات را از هر فردی که در شرکتتان کار می کند، بپرسید، جریان کاری آنها را بررسی کنید. در مورد وظایف مشکل زا پرس و جو کرده و نظرات افراد را در مورد اینکه چگونه کارشان را آسانتر می سازند، جویا شوید.

لیستی از کلیه فعالیت هایی که توسط خودتان، همکارانتان و اعضای تیمتان انجام می شود، تهیه کنید.

منابع و راه حل های مشکلاتتان را بیابید

تهیه کنندگان نرم افزار کسب و کار معمولاً محصولاتشان را در زمینه فرآیندهای کسب و کار یا مشکلی که باید حل شود، طراحی می کنند. بایستی ببینید چه بخش هایی از کسب و کار شما نیازمند بهبود و یا تسهیل به واسطه نرم افزارهای جدید می باشند.

به منظور تعیین منبع اولیه و راه حل مشکلاتتان، مراحل زیر را دنبال کنید:

لیست فعالیت ها را با مشکلاتی که قبلاً مشخص شوده است، تکمیل کنید تا موضوعات فعلی شرکت را با فعالیت های روزانه ارتباط دهید. این کار به شما کمک می کند تا ببینید چه راه حل هایی از نرم افزار جدید، مورد نیاز شماست.

بررسی کنید که چه جنبه هایی از کارتان باید با نرم افزار جدید مدیریت شود.

هنگام جستجوی بهترین نرم افزار، محصولی را انتخاب کنید که به مشکلات بخش های مختلف کسب و کار شما پاسخ دهد.

آیا نیاز به یک راهکار یا راهکارهای بیشتری دارید؟

یک کسب و کار در حال رشود، از نرم افزارهای زیر استفاده می کند:

  • مدیریت ارتباط با مشتری
  • مدیریت منابع انسانی
  • صورتحساب و هزینه ها
  • اتوماسیون بازاریابی
  • اتوماسیون ایمیل
  • نرم افزار اتوماسیون خدمات حرفه ای و پیگیری فروش
  • مدیریت پروژه
  • پیگیری زمان
  • تقویم
  • لیست وظایف
  • ارائه گزارش
  • به اشتراک گذاشتن فایل

بسته به زمینه کاری شما، این لیست می تواند طولانی تر باشود. به خاطر داشته باشید که شما نمی توانید همه بخش های کسب و کارتان را با یک نرم افزار مدیریت کنید، اما می توانید ابزارها را با هم یکپارچه بسازید. سعی کنید تعداد ابزارهای متفاوتی که استفاده می کنید، محدود سازید.

بسته به نوع نرم افزار، یک ابزار همچنین می تواند مشکلات گوناگون را حل نماید.

آیا شما واقعاً به یک نرم افزار جدید نیازمند استید؟

هنگامی که به دنبال انتخاب بهترین نرم افزار استید، ابزارهای موجود را ارزیابی کنید. به احتمال زیاد شما از ماکزیمم قابلیت های نرم افزاری که در اختیار دارید، استفاده نمی کنید و ابزار موجود در شرکت، برای حل مشکلات شما کفایت می کند.

دلیل دیگر استفاده از حداقل نرم افزارهای متفاوت، ارتقای روشی می باشود که اطلاعات مهم کارتان را مدیریت می کنید. جابجایی اطلاعات بین نرم افزارهای متفاوت، زمان بر است، بنابراین تا جایی که ممکن است از راه حل های منسجمی استفاده کنید.

آیا در آینده به آن نیاز خواهید داشت؟

قبل از خرید نرم افزار، کلیه جزئیات را بررسی کنید. به محض اینکه مشکلات، روند کاری و راه حل های موجود را بررسی کردید، در مورد نیازمندی های آینده بیندیشید.

برای انتخاب بهترین نرم افزار ، لیستی از پیش نیازها شامل طراحی، تجربه کاربر، یکپارچگی با دیگر نرم افزارها، قیمت و دیگر موارد تهیه کنید. این یک راه مطمئن می باشود تا انتظارات روشنی از قابلیت های نرم افزار داشته باشید و تجربه کاربر نیز مثبت خواهد بود.

آیا اعضای تیمتان با نرم افزار جدید ارتباط برقرار خواهند کرد؟

مشکلی که اغلب در رابطه با نرم افزارهای جامع وجود دارد، این می باشود که استفاده از اغلب آنها مشکل می باشود. این موضوع منجر به مقاومت در برابر استفاده از نرم افزار جدید می شود و تیمتان ممکن است که از همان ابزارهای قدیمی برای سازماندهی کارهایشان استفاده کنند که منجر به اتلاف زمان زیادی خواهد شود.

جلسه ای با همه مدیران شرکت داشته باشید و در مورد دغدغه های آنها در رابطه با اجرای نرم افزار، جویا شوید. همچنین، لیستی از مشکلاتی که برآورد کرده اید را به آنها معرفی نموده و نظرشان را در مورد نرم افزار مناسب جویا شوید.

جویا شودن نظرات دیگران، این اطمینان را به ما می دهد که نرم افزاری را پیدا خواهیم کرد که پاسخگوی انتظارات همه باشود.

چه مقدار هزینه مایلید پرداخت کنید؟

قبل از جستجو برای نرم افزار جدید، بودجه ای را که می خواهید بپردازید، ارزیابی کنید. به مشکلاتی که می خواهید آنها را حل کنید، بیندیشید، ارزش مزایایی که به دنبال حل آنها، دریافت خواهید کرد به چه میزان است.

هزینه های مرتبط با نرم افزار را در بودجه ماهیانه در نظر بگیرید، چرا که برخی از نرم افزارها شما را ملزم به پرداخت هزینه ماهیانه می کنند. همچنین هزینه آموزش نرم افزار جدید و زمانی که باید صرف کنید را در نظر بگیرید.

همانطور که مشاهده نمودید، سوالات زیادی وجود دارند که قبل از انتخاب بهترین نرم افزار ، باید به آنها پاسخ دهیم. برای آنالیز روند فعلی کار، زمان بگذارید و نیازمندی هایتان را بررسی نموده و بدانید که این صرف زمان، مزایای طولانی مدتی را برای شرکت شما به ارمغان خواهد آورد.